PUBLICA setzt auf Kendox InfoShare Die Pensionskasse des Bundes löst sein nicht mehr aktives Dokumentenmanagement-System mithilfe des Kendox-Business

April 2024

Freie-PM.de: PUBLICA gehört mit 100'000 Versicherten und einem Anlagevolumen von über 30 Milliarden Franken zu den grössten Vorsorgeeinrichtungen der Schweiz und ist verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente gemäss den gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren. Weil die rechtskonforme, langfristige Lesbarkeit der Unterlagen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.) mit dem nicht mehr aktiven Dokumentenmanagement-System (DMS History) nicht gewährleistet war, bestand zwingender Erneuerungsbedarf. So entschied man sich Ende 2009, gemeinsam mit dem Kendox-Business-Partner FIVE Informatik AG, in einem umfangreichen zweistufigen Projekt die alte DMS-Software durch Kendox InfoShare abzulösen. Die Umstellung wird im Laufe des Jahres 2011 endgültig abgeschlossen sein.

Zunächst wurden die vorhandenen Unterlagen konvertiert und das bestehende DMS-System ("DMS History") durch Kendox ersetzt. Die Umsetzung geschah mit einer von FIVE Informatik entwickelten Umstellungs-Software, die sämtliche Unterlagen exportierte, in das langzeittaugliche PDF/A-Format umwandelte und im Kendox-Archiv ablegte. Die Konvertierung der rund zwei Millionen Unterlagen des ersten Projektschritts nahm rund fünf Monate in Anspruch. Dieser Konvertierungsprozess ist nun abgeschlossen.

Parallel zum ersten Projektschritt werden fortlaufend sämtliche neu anfallenden Dokumente aus der mit der Geschäftsfallverwaltung (GEVER) integrierten "Fabasoft Neu"-Umgebung sowie den Netzlaufwerken konvertiert und in Kendox abgelegt. Dieser Prozess läuft im Hintergrund, sodass die Mitarbeitenden weiterhin mit der operativen GEVER-Anwendung als Informationssystem arbeiten können und die Umstellung selbst nicht bemerken. Die Unterlagen im Originalformat werden nach zwei Regeln (zeit- oder statusbasiert) in ein Archivformat konvertiert und archiviert sowie durch eine Verknüpfung (Link) weiterhin in "Fabasoft Neu" verfügbar gemacht. Seit Frühjahr 2011 wird diese Lösung getestet, die eigentliche Umstellung für diesen Bereich ist für die zweite Jahreshälfte 2011 geplant.

"Die Zusammenarbeit mit FIVE Informatik erlebten wir als sehr gut, flexibel und kooperativ", sagt Patrik Henzmann, Projektleiter und stellvertretender Leiter IT bei PUBLICA, "FIVE überzeugte uns insbesondere mit dem Know-how und der Bereitschaft zur effizienten Lösungsfindung in unserem Sinne."

Über FIVE Informatik
Die FIVE Informatik AG mit Sitz in Bern-Schönbühl ist seit über 20 Jahren ein erfolgreicher Anbieter von IT-Lösungen und IT-Dienstleistungen. Durch viele zertifizierte Partnerschaften hat die FIVE Informatik AG das Know-how und die qualifizierten Mitarbeitenden, für professionelle und effiziente Integration und Migration von komplexen Anwendungen und Infrastrukturen. Als Pionier im Dokumentenmanagement und Archivierung hat FIVE Informatik seit 1996 bereits viele erfolgreiche Projekte in diesem Bereich realisiert. Mit plattformunabhängigen Lösungen unterstützt das Unternehmen Kunden bei der automatischen und revisionstauglichen Archivierung verschiedenster Computer- und Papierdokumente. Die betriebswirtschaftlichen Vorteile dieses Schrittes hin zum papierarmen Büro nutzen sowohl KMU als auch Grossunternehmen aller Branchen.
Kendox AG steht für strategisches Informationsmanagement. Unter dem Motto "Information starts living" entwickelt Kendox Standardsoftwarelösungen für Dokumentenmanagement, Workflow, intelligente Suche, Eingangspostbearbeitung, gesetzeskonforme elektronische Archivierung, E-Mail-Compliance, SAP, ERP, CRM und MS SharePoint und IBM i (AS/400) Anbindung, digitale Aktenlösungen, sowie Rich-Internet-Anwendungen (RIA) und Mobilsoftware, einsetzbar als in-house Lösung oder als Onlinedienst (Cloud). Hauptsitz ist Oberriet (Schweiz). Niederlassungen sowie Vertriebs- und Beratungsstandorte befinden sich in Wien, München und etlichen weiteren Orten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Kendox arbeitet intensiv mit einem Netzwerk von qualifizierten Partnern zusammen. Kendox Lösungen sind bei mehr als 250 Kunden im Einsatz.
Kendox AG
Meike Doersch
Bahnhof-Strasse 7
CH-9463 Oberriet SG
+41 71 763 72 72
www.kendox.com

Pressekontakt:
Press'n'Relations GmbH Zürich
Markus Häfliger
Hirslanderstr. 51
CH-8032 Zürich
mh@press-n-relations.ch
+41 43 344 58 65
http:// www.press-n-relations.ch

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PUBLICA gehört mit 100'000 Versicherten und einem Anlagevolumen von über 30 Milliarden Franken zu den grössten Vorsorgeeinrichtungen der Schweiz und ist verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente gemäss den gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren. Weil die rechtskonforme, langfristige Lesbarkeit der Unterlagen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.) mit dem nicht mehr aktiven Dokumentenmanagement-System (DMS History) nicht gewährleistet war, bestand zwingender Erneuerungsbedarf. So entschied man sich Ende 2009, gemeinsam mit dem Kendox-Business-Partner FIVE Informatik AG, in einem umfangreichen zweistufigen Projekt die alte DMS-Software durch Kendox InfoShare abzulösen. Die Umstellung wird im Laufe des Jahres 2011 endgültig abgeschlossen sein.

Zunächst wurden die vorhandenen Unterlagen konvertiert und das bestehende DMS-System ("DMS History") durch Kendox ersetzt. Die Umsetzung geschah mit einer von FIVE Informatik entwickelten Umstellungs-Software, die sämtliche Unterlagen exportierte, in das langzeittaugliche PDF/A-Format umwandelte und im Kendox-Archiv ablegte. Die Konvertierung der rund zwei Millionen Unterlagen des ersten Projektschritts nahm rund fünf Monate in Anspruch. Dieser Konvertierungsprozess ist nun abgeschlossen.

Parallel zum ersten Projektschritt werden fortlaufend sämtliche neu anfallenden Dokumente aus der mit der Geschäftsfallverwaltung (GEVER) integrierten "Fabasoft Neu"-Umgebung sowie den Netzlaufwerken konvertiert und in Kendox abgelegt. Dieser Prozess läuft im Hintergrund, sodass die Mitarbeitenden weiterhin mit der operativen GEVER-Anwendung als Informationssystem arbeiten können und die Umstellung selbst nicht bemerken. Die Unterlagen im Originalformat werden nach zwei Regeln (zeit- oder statusbasiert) in ein Archivformat konvertiert und archiviert sowie durch eine Verknüpfung (Link) weiterhin in "Fabasoft Neu" verfügbar gemacht. Seit Frühjahr 2011 wird diese Lösung getestet, die eigentliche Umstellung für diesen Bereich ist für die zweite Jahreshälfte 2011 geplant.

"Die Zusammenarbeit mit FIVE Informatik erlebten wir als sehr gut, flexibel und kooperativ", sagt Patrik Henzmann, Projektleiter und stellvertretender Leiter IT bei PUBLICA, "FIVE überzeugte uns insbesondere mit dem Know-how und der Bereitschaft zur effizienten Lösungsfindung in unserem Sinne."

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Kendox AG steht für strategisches Informationsmanagement. Unter dem Motto "Information starts living" entwickelt Kendox Standardsoftwarelösungen für Dokumentenmanagement, Workflow, intelligente Suche, Eingangspostbearbeitung, gesetzeskonforme elektronische Archivierung, E-Mail-Compliance, SAP, ERP, CRM und MS SharePoint und IBM i (AS/400) Anbindung, digitale Aktenlösungen, sowie Rich-Internet-Anwendungen (RIA) und Mobilsoftware, einsetzbar als in-house Lösung oder als Onlinedienst (Cloud). Hauptsitz ist Oberriet (Schweiz). Niederlassungen sowie Vertriebs- und Beratungsstandorte befinden sich in Wien, München und etlichen weiteren Orten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Kendox arbeitet intensiv mit einem Netzwerk von qualifizierten Partnern zusammen. Kendox Lösungen sind bei mehr als 250 Kunden im Einsatz.
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